POLÍTICAS DE LA CLÍNICA
En ICALA Medical Aesthetics, nuestra meta es ofrecer atención oftálmica y estética segura, de alta calidad y en un ambiente profesional, respetuoso y centrado en el paciente. Estas políticas garantizan una experiencia eficiente, organizada y positiva para cada paciente. Valoramos el tiempo de nuestros pacientes y el tiempo de nuestros profesionales de la salud. Para garantizar un servicio excelente y operaciones clínicas fluidas, todos los pacientes deben cumplir con las siguientes políticas.
Citas y Llegadas
- Para confirmar su cita, se requiere un depósito no reembolsable. Este depósito asegura su espacio en nuestro horario y se aplica al costo del servicio el día de su visita. Cantidades de depósito:
- Consulta inicial con la doctora: $100
- Visita de seguimiento (última visita ≤ 3 años): $50
- Procedimientos quirúrgicos o láser: 10% del costo total
- Una cita no se considera oficialmente reservada hasta recibir el depósito correspondiente.
- Por favor llegue 10–15 minutos antes para registrarse y completar documentos.
- Los pacientes que lleguen más de 10 minutos tarde podrían necesitar ser reprogramados para evitar retrasos. La cita podría ser cancelada sin reembolso.
- Si se requiere alguna preparación especial (ej. remover maquillaje, afeitarse antes de láser), el paciente será informado con anticipación. El incumplimiento puede resultar en cancelación o cargos adicionales.
Cancelaciones y Reprogramaciones
- Se requiere un aviso de 48 horas para cualquier cambio o cancelación llamando al (787) 422-6349.
- Si no se recibe aviso con al menos 48 horas de anticipación, el depósito se perderá y se requerirá uno nuevo para reprogramar.
- Solo se permite una reprogramación por paciente. Una segunda reprogramación requerirá un nuevo depósito y puede limitar futuros turnos.
- Para servicios prepagados, la sesión perdida se considerará consumida.
Política de Ausencias (No-Show)
- Si un paciente no se presenta a su cita sin previo aviso, se considerará “no-show”.
- El depósito se perderá y se requerirá un nuevo depósito para citas futuras.
- Para paquetes prepagados, la sesión perdida se considerará consumida.
Si ICALA Debe Cancelar
Si ICALA debe cancelar su cita por motivos médicos, administrativos o de fuerza mayor, usted puede:
- Recibir un reembolso de su depósito, o
- Reprogramar sin cargos adicionales.
Requisitos de Elegibilidad y Seguridad
- Se debe presentar una identificación válida y la tarjeta del plan médico (si aplica) en cada visita.
- Todos los tratamientos médicos requieren evaluación por la Dra. Lilliam Díaz Vélez para determinar elegibilidad y seguridad.
- Algunos procedimientos pueden requerir fotografías clínicas, pruebas diagnósticas o autorización médica.
- El paciente debe divulgar condiciones médicas, medicamentos y procedimientos recientes.
- ICALA se reserva el derecho de negar o descontinuar servicios a cualquier persona que muestre conducta irrespetuosa, disruptiva o insegura.
Niños y Acompañantes
- Los niños deben permanecer supervisados y no pueden entrar a cuarto de examen o procedimientos.
- Solo un acompañante es permitido, a menos que sea médicamente necesario o autorizado previamente.
- Los pacientes menores de 21 años deben estar acompañados por un padre o tutor legal. De no ser así, no se ofrecerá el servicio y el depósito será perdido.
Pagos y Cumplimiento
- Los copagos y deducibles de visitas médicas deben pagarse al registrarse.
- El pago por servicios cosméticos se realiza el día del tratamiento y se requiere un depósito para coordinar una cita.
- Los servicios cosméticos no se facturan a planes médicos en ninguna circunstancia.
- Una pre-autorización no garantiza que el plan médico cubrirá el servicio.
- Métodos de pago aceptados: efectivo, tarjetas de débito, tarjetas de crédito y ATH Móvil.
- Los pacientes deben seguir todas las instrucciones pre y post-tratamiento. El incumplimiento puede afectar los resultados y no justifica reembolsos ni servicios gratuitos.
- Los depósitos quirúrgicos y las tarifas preoperatorias son no reembolsables.
Cotizaciones y Precios de Procedimientos
- Las cotizaciones o estimados de costo para cualquier procedimiento son válidos por 30 días desde la fecha en que se emiten.
- Los procedimientos programados después del periodo de 30 días estarán sujetos a precios actualizados o cambios según evaluación clínica, costos de manufactura o políticas de la clínica.
- ICALA no está obligado a honrar cotizaciones vencidas.
Política de Devoluciones y Cambios
- Todas las ventas de productos de cuidado de la piel son finales. Los productos no pueden devolverse una vez abiertos, usados o retirados de la clínica.
- Los paquetes prepagados y los servicios cosméticos son no reembolsables. Pueden intercambiarse por otro servicio de igual valor si es médicamente apropiado.
- Los certificados de regalo son no reembolsables, no transferibles y deben ser utilizados por la persona asignada.
- Los resultados varían entre individuos; no se garantiza ningún resultado específico. La insatisfacción con resultados cosméticos no califica para reembolsos, créditos ni tratamientos gratuitos.
Política de Uso de Certificados de Regalo para Citas
- Los pacientes que reserven una cita utilizando un certificado de regalo deberán proporcionar el mismo depósito requerido para ese tipo de cita, el cual se deducirá del balance del certificado el día del servicio.
- Consulta inicial: $100
- Visita de seguimiento (< 3 años): $50
- Procedimientos quirúrgicos o laser: 10% del costo total
- Si el paciente no se presenta a la cita o no cancela/reprograma con al menos 48 horas de anticipación, el depósito requerido se deducirá del certificado de regalo, y se necesitará un nuevo depósito para reservar nuevamente.
- La política de no-show aplica igualmente a todas las citas reservadas con certificados de regalo. El balance restante del certificado de regalo puede utilizarse en servicios futuros.
______________________________________________________________________
Agradecemos su cooperación para ayudarnos a ofrecer un servicio eficiente, seguro y profesional a todos nuestros pacientes.
At ICALA Medical Aesthetics, our goal is to provide safe, high-quality ophthalmic and aesthetic care in a professional, respectful, and patient-focused environment. These policies ensure an efficient, organized, and positive experience for every patient. We value our patients’ time and the time of our healthcare professionals. To guarantee excellent care and smooth clinic operations, all patients must comply with the following policies.
Appointments & Arrival
- To confirm your appointment, a non-refundable deposit is required. This deposit secures your place our schedule and is applied toward the cost of the service on the day of your appointment. Deposit amounts:
- Initial consultation with the doctor: $100
- Follow-up visit (last visit ≤ 3 years): $50
- Surgery or laser procedures: 10% of total cost
- An appointment is not officially reserved until the corresponding deposit is received.
- Please arrive 10–15 minutes early for check-in and paperwork.
- Patients arriving more than 10 minutes late may need to be rescheduled to avoid delays. The appointment may be canceled without refund.
- If any special preparation is required (e.g. makeup removal, shaving prior to laser), the patient will be informed ahead of time. Failure to follow instructions may result in cancellation or additional fees.
Cancelations & Rescheduling
- We require 48-hour notice for any appointment changes or cancellations by calling (787) 422-6349.
- If no notice is not provided at least 48 hours in advance, the deposit will be forfeited and a new deposit will be required to reschedule.
- For pre-paid services, the missed session will be considered consumed.
- Only one rescheduling is allowed per patient. A second rescheduling will require a new deposit and may limit future scheduling.
No-Show policy
- If a patient fails to show up for a scheduled appointment without prior notice, it will be considered a “no-show.”
- The deposit will be forfeited, and a new deposit will be required for future appointments.
- For patients with pre-paid packages, the missed session will be considered consumed.
If ICALA Must Cancel
If ICALA must cancel your appointment due to medical, administrative, or force majeure reasons, you may choose to:
- Receive a refund of your deposit, or
- Reschedule without additional charges.
Eligibility & Safety Requirements
- A valid government-issued ID and insurance card (if applicable) must be presented at every visit.
- All medical treatments require medical evaluation by Dr. Lilliam Díaz Vélez to determine candidacy and safety.
- Some procedures may require clinical photographs, diagnostic testing, or medical clearance.
- Patients must disclose medical conditions, medications, and recent procedures.
- ICALA reserves the right to refuse or discontinue service to any individual displaying disrespectful, disruptive, or unsafe behavior.
Children & Companions
- Children must remain supervised and cannot enter exam or treatment rooms.
- Only one companion is permitted unless medically necessary or pre-approved.
- Patients under 21 years of age must be accompanied by a parent or legal guardian. If not, no service will be provided, and the deposit will be forfeited.
Payments & Compliance
- Copays and deductibles for medically necessary visits must be paid at check-in.
- Cosmetic services are not billable to insurance under any circumstances.
- Payment for cosmetic services is required on the day of treatment; and a deposit is required to schedule.
- Prior authorization does not guarantee payment from an insurance plan.
- Accepted payment methods: cash, debit cards, credit cards, ATH Móvil.
- Surgical deposits and pre-operative fees are non-refundable.
- Patients must follow all pre- and post-treatment instructions. Failure to comply may impact results and do not warrant refunds or complimentary services.
Procedure Quotes & Pricing
- Quotes or cost estimates provided for any procedure are valid for 30 days from the date they are issued.
- Procedures scheduled after the 30-day period may be subject to updated pricing or changes based on clinical assessment, manufacturer pricing, or clinic policy.
- ICALA is not obligated to honor expired quotes.
Return & Exchange Policy
- All skincare product sales are final. Products cannot be returned once opened, used, or taken out of the clinic.
- Prepaid packages and cosmetic services are non-refundable. They may be exchanged for another service of equal value if medically appropriate.
- Gift cards are non-refundable, non-transferable, and must be used by the person assigned to the card.
- Results vary between individuals; no specific result can be guaranteed. Dissatisfaction with cosmetic results does not qualify for refunds, credits or complimentary treatments.
Gift Card Usage Policy for Appointments
- Patients booking an appointment using a gift card must provide the same deposit required for that type of appointment, which will be deducted from the gift card balance on the day of the visit.
- If the patient fails to show up or does not cancel/reschedule for the appointment or fails to cancel/reschedule with at least 48 hours’ notice, the required deposit amount will be deducted from the gift card balance, and a new deposit will be required to book again.
- The standard no-show policy applies to all appointments made using gift cards. Remaining balance on the gift card may be used toward future services.
_____________________________________________________________________
We appreciate your understanding and cooperation in helping us deliver efficient, safe, and professional care to all our patients.